Organisation de l'année 2014

Association d’Animation                                                  Le, 28/03/2014

Du Village de Montaillon

Ordre du jour prévu.

• Élection du bureau
• Cotisations 2014
• Tarifs locations
• Calendrier des manifestations
• Les 40 ans de l’association
• Questions Diverses

Sont présents : Joël, Héloïse, Patrick, Pierre, Béatrice, Laurence, Gisèle, Karine, Jocelyne, Annick, Marie-Michèle, Frédérique, Jean-François, Peire, Jean-Luc, Laurent, Clément.

Sont excusés : Gaëlle, Daniel, Josiane, Michel, Françoise, Sébastien, Luc et Andrée.

Le président J-F Bonneau ouvre la séance remerciant les présents. Les autres membres sont excusés. Josiane a accompagné Olivier à la première réunion du conseil municipal qui a lieu le même soir et qui comme pour l'association du village va recréer un nouveau conseil.

Élections du bureau

Après une courte discussion amicale il est décidé de ne pas changer une équipe qui …. gagne.

Le bureau sortant est reconduit dans son intégralité.

Pour mémoire, il est donc composé ainsi :

Président : Jean-François Bonneau ; vice-président : Michel Goudeau ; Trésorier : Peire Martinez ; trésorier-adj : Jean-Luc Autant ; Secrétaire : Annick Da Costa ; secrétaire-adj : Frédérique Chassot.

Cotisations 2014

Là encore nous conservons les tarifs des années passées.

Pour mémoire la cotisation adulte est de 6€ et celle des enfants de 2€. Cette cotisation permet d'accéder à quelques services que sont les diverses locations (Salle AAVM, vaisselle, stands,.....).

Tarifs des locations

Tarifs locations	Type	Montants	Commentaires
Vaisselle	- 50 couverts entre 50 et 100 + 100	16€ 24€ 36€	Gratuit pour les adhérents
Location Salle		20€	Gratuit pour les adhérents
Stands		30€	La travée (9m*6m) + Bâche
Table		10€	+ 2 bancs

Calendrier des manifestations

Voici les manifestation pérennes définies par notre conseil :

1. Le 18 avril, sortie Bowling-Billard à Niort
2. Le 17 Mai sortie pêche à Moynard, ce conjointement avec l'association des pompiers volontaires du Lambon
3. Le 31 mai journée autour de notre four banal
4. Le 14 juin fête de la musique
5. Le 31 août notre fête champêtre qui cette année sera réalisée autour du thème suivant : repas et festivité gauloise. Cela dans le cadre des 40 ans de notre association créée le 24 avril 1974 !
6. Repas d'automne donné en remerciement du travail annuel fourni par nos nombreux bénévoles.
7. La date de Noël n'est pas fixé, l'an passé personne n'a pu prendre en charge cette organisation

Le projet de l'animation des 40 ans de l'association

Une discussion s'engage tous azimuts. Comment se vêtir, quels jeux, quels ingrédients pour le repas …..... Un projet est créé pour cette manifestation. Laurent Audé propose que nous organisions cela. Une réunion de constitution du projet est prévu le samedi 12 avril à 10h à la MPT de Montaillon. Celles et ceux qui veulent s'investir sont conviés à cette réunion. Apportez vos idées, vos dessins, …....

Questions diverses

Jean-François nous présente les deux devis qu'il a demandé pour réfection de la porte de la « Grange » donnant sur l'extérieur. Nous choisissons celui de M. Leau, proche de 2000€.

Cette nouvelle porte mettra la salle de l'association en conformité avec les exigences des normes actuelles en matière de sécurité. Cette porte anti effraction sera munie d'une barre « anti-panique » permettant l'ouverture en cas de besoin.

Peire

Réunion du bureau

Association d’Animation                                                 

Du Village de Montaillon

Compte rendu de la réunion du bureau.

Ordre du jour prévu.

• Commande et Organisation de la Fête champêtre

• Vide Grenier

• Questions diverses

Sont présents : Gisèle, Frédérique, Karine, Jocelyne, Jean-François, Joël, Annick, Jean-Luc, Patrick, Pierre, Daniel, Françoise, Michel, Peire.

Excusés : Les autres membres.

Ordre du jour.

                Commandes et Organisation

           Annick nous indique qu'à la même date l'an dernier nous avions 130 personnes inscrites ; cette année : 90. Jean-François a vu le cuistot qui s'occupe de l'achat des deux cuises (autour de 50kg chacune).

           Jean-François commande la boulangerie à Fressines. Pains, 70 ; 25 baguettes ; 15 croissants ; plus les tartelettes (+ ou – 150). Dimitri s'occupera de nous fournir le pain « dur » pour la soupe à l'oignon.

           Le trésorier s'occupe des ingrédients « marquisette » ainsi que la commande des boissons. Elle sera livrée vendredi à 14h à la MPT de Montaillon.

           Le trésorier fera les tickets divers (plateaux repas (10) ; un apéritif gratuit pour les exposants à prendre à la buvette ; ainsi que les tickets pour celles et ceux qui restent toute la journée).

           Michel préparera les tickets de la bourriche ainsi que les feuilles pétanque. Les jeunes : Héloïse et Gaëlle s'occuperont de la pesée du jambon (à commander chez Inter-Marché).

Penser aussi à contrôler l'état des bouteilles de gaz et éventuellement en prévoir le remplacement.

                Vide grenier

           A ce jour 21 inscription pour plus de 170m linéaire ! Organisation identique par rapport aux années précédentes. Traçage, voir pour cela s'il est nécessaire d'acheter du plâtre.

           Mardi après midi (15h) début du chantier par un nettoyage du champ des abords (couper les branches gênantes, préparer les emplacements).

           Voir pour les WC (guêpes), pour l'eau.

                   Questions diverses

          Pas de question diverse.

            Le président lève la séance à 22h.

Peire

Compte rendu réunion du 15 mai

Association d’Animation                                                       

Du Village de Montaillon

Compte rendu de la réunion du bureau.

Ordre du jour prévu.

• Chauffe du Four
• Préparation Fête de la musique
• Bilan vente des cartes
• Voyage « Ange bleu » vos impressions
• Pêche à la truite
• Questions Diverses

Sont présents : Gisèle, Frédérique, Jean-François, Joël, Annick, Josiane, Jean-Luc, Laurent, Béatrice, Sébastien, Patrick, Pierre, Daniel, Karine, Jocelyne, Andrée, Éloïse, Peire.

Excusés : Marie-Michéle, Gaëlle, Françoise, Laurence, Michel.

Ordre du jour.

        Chauffe du four

Nous offrirons comme chaque année l'apéritif. Ce sera une « Marquisette ». Le Président et le Trésorier s'occupent de cette mission.

L'organisation de la journée reste inchangée. Les prix à la revente du pain et des tourteaux restent les mêmes. Boule ou Bâtard 1,5€, Tourteau 2€.

Préparation Fête de la musique

Nous aurons cette année 4 groupes. Frédérique a organisé avec Jean-François la partie musicale, ainsi que le « timing ».

Le concert débute à 19h. Nous ferons comme l'an passé des grillades de saucisses, merguez, ventrèches, Sébastien en est en charge.

Le Trésorier préparera des tickets pour les artistes, 5 pour chacun. Ticket valable pour 1 sandwich ou 1 boisson. Commande boissons faite.

L'organisation technique sera un peu modifiée, nous ne monterons que 2 scènes, mais de tailles plus importantes. Nous attaquerons le montage mardi 11 juin après midi.

Bilan vente cartes AAVM 2013

Le nombre de cartes vendues est sensiblement le même que l'année précedente. Adultes 100 et enfants 13, pour un montant collecté de 622€.

Voyage « l'Ange Bleu » vos impressions

Le Trésorier fait le bilan de la manifestation : 22 voyageurs qui ont payés 1355€, la facture s'élevant à 1474€, le déficit est de 119€.

Tous les participants parurent très satisfaits de cette sortie repas-spectacle réussie.

Pêche à la truite

Cette manifestation est pour demain 18 mai. Nous sommes 22 AAVM d'inscrits. Nous retrouverons à l'étang Merlet à Moynard les pompiers de Mougons, eux aussi 22 pécheurs.

Nous empoissonnerons avec 50 kilos de truites. Pour ceux qui ne savent pas où se trouve notre lieu de pêche, rendez-vous à l'abri bus à 8h30.

Questions diverses

Le Président fera faire des devis pour la réfection de la porte de la grange (coté rue).Nous profitons de la réunion pour faire le calendrier des fêtes 2014, qui sera le 40 éme anniversaire de l'AAVM.

Événement	Date
Pêche à la ligne	Samedi 17 mai 2014
Chauffe du four Bourdet	Samedi 24 mai 2014
Fête de la musique	Samedi 21 juin 2014
Fête champêtre	Dimanche 31 août 2014
Repas d'automne	Samedi 15 novembre 2014
Noël Montaillonais	Samedi 20 décembre 2014

Ce calendrier a été envoyé à la mairie par le trésorier ce jour même (17 mai 2013) comme convenu avec Freddy Barbareau.

Dernier point proposé, modification de l'organisation cuisine de la fête champêtre.

Il est 22h15, plus de point a débattre ; la séance est close.

Peire

Réunion bureau du 25 janvier 2013

Compte rendu de la réunion du bureau.

Ordre du jour prévu.

• Bilans financiers du « repas d'automne »,et de la « veillée de Noël »
• Préparation Assemblée générale
• calendriers des manifestations de 2013
• Questions Diverses

Sont présents : Gisèle, Frédérique, Jean-François, Joël, Marie-Michéle, Françoise, Annick, Josiane, Michel, Jean-Luc, Béatrice, Laurence, Patrick, Pierre, Daniel, Karine, Peire.

Excusés : Gaëlle, Helloise, Andrée, Jocelyne, Sébastien, Laurent.

          Bilans du repas de novembre et de la fête de Noël

Une constatation pour le repas de novembre, nous étions moins que d'habitude. 42 adultes et 1 enfant. Recettes = 496€ (entrées 350€ + buvette 146€). Dépenses = traiteur 750€, Boissons = 84,37€, gâteaux = 94,32€ ; soient : 898,69€.

Déficit de 402,69€

Noël 2012, fut en terme de spectacle réussi, malgré un temps imparti fort court ; 4 semaines.

Dépenses diverses (guirlandes , ingrédients gâteaux du spectacle, glaces offertes et cidre, fleurs pour Martine, apéritifs des journées de travail) = 113,25€.

Recette = vente des programmes soit 30€

Déficit de 83,25€

N.B. : Il est à noter que la faiblesse du montant des dépenses est du au fait qu'Annick et moi même, utilisons l'argent stockée sur la carte Inter-Marché pour nos courses de Noël.. Cette année nous avons retiré 100€ du montant de cette carte ; environ 110€ car cet argent serait perdu passé le mois de mars.

Préparation de l'A.G 2013

Laurent Audé étant absent nous décidons quand même de la date de l'A.G qui se tiendra le 2 Mars 2013 (samedi). Nous verrons avec lui pour une animation aux « premiers secours ».

Questions diverses

L'A.A.V.M s'est positionnée auprès des Voyages Baudin pour un voyage le samedi 27 avril à l'Ange Bleu près de Bordeaux. Nous vous donnerons ultérieurement des renseignements plus précis. Les prix sont déjà définis :

Carte AAVM = 60€ ; sans carte = 67€

Nous avons aussi établi le calendrier des manifestations pour 2013, certaines dates seront à confirmer plus tard

              Calendriers des manifestations 

                Les dates des événements pérennes sont fixés :

• Sortie Bowling le vendredi 15 février en fin de journée (19h)
• L' A.G de l'Asso le samedi 2 Mars à 20h30, animation Laurent Audé ?
• La pêche à la truite le samedi 18 mai à l'étang Moinard à Vitré
• Le repas autour du four à pain le 25 mai
• La fête de la musique le 15 juin*.
• Fête du mois d'août dans la Châtaigneraie, le 25
• Repas d'automne le 9 novembre
• Fin décembre, notre Noël Montaillonais

Peire

* Date décalée du 22 au 15 juin, la commune organisant aussi le 22 un spectacle. La commune se serait engagée à payer nos frais SACEM.